PRIVACY­BELEID

Versie: juni 2025  ·  Verantwoordelijke: Afterburners Base- & Softball Club vzw

1. Wie zijn wij?

Afterburners Base- & Softball Club vzw (hierna “Afterburners”, “wij” of “ons”) is een vereniging zonder winstoogmerk gevestigd te Kloosterveldstraat 7, 2221 Booischot (België), ingeschreven in de KBO. Contactadres voor privacy-gerelateerde vragen: info@afterburners.be.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de context kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Identificatiegegevens (naam, voornaam)
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
• Geboortedatum en leeftijdsklasse (voor lidmaatschap en competitie)
• Betalingsinformatie (rekeningnummer voor lidgeld — verwerkt via beveiligde kanalen)
• Foto- en videomateriaal van club­activiteiten
• Technische gegevens van de website (zie § 5)

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

• Ledenbeheer en inschrijvingen (via ClubBase)
• Communicatie over trainingen, wedstrijden en activiteiten
• Federatieve verplichtingen (Honkbal Vlaanderen / BSB)
• Publicatie van foto's en uitslagen op website en sociale media
• Werking van deze website

4. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst — lidmaatschap en inschrijving
• Gerechtvaardigd belang — clubcommunicatie en publicatie van activiteiten
• Toestemming — foto's van minderjarigen (apart gevraagd aan ouders/voogden)
• Wettelijke verplichting — federatieve registraties

5. Cookies en website-technologie

Deze website gebruikt uitsluitend functionele cookies die noodzakelijk zijn voor een correcte werking (sessiebeheer, voorkeursinstellingen). Er worden geen tracking-, advertentie- of analytische cookies van derden geplaatst.

Functionele cookies vereisen geen uitdrukkelijke toestemming, maar wij informeren u via de cookiemelding onderaan de pagina.

6. Delen met derden

Wij delen uw gegevens alleen met:

• ClubBase — ledenadministratieprogramma (verwerker met een verwerkersovereenkomst)
• Honkbal Vlaanderen / BSB (Baseball Softball Belgium) — verplichte federatieve registratie

Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden en plaatsen geen gegevens buiten de EER zonder passende waarborgen.

7. Bewaartermijnen

Ledengegevens worden bewaard zolang het lidmaatschap actief is, en daarna maximaal 5 jaar voor boekhoudkundige en historische verantwoording. Foto's op de website kunnen langer bewaard blijven als clubarchief; wij verwijderen deze op verzoek.

8. Uw rechten

Als betrokkene heeft u het recht om:

• inzage te vragen in uw gegevens
• onjuiste gegevens te laten verbeteren
• uw gegevens te laten verwijderen (“recht op vergetelheid”)
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
• de verwerking te laten beperken
• uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit)

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@afterburners.be. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik (o.a. HTTPS-verbinding, toegangscontrole).

10. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij leden via de gebruikelijke clubkanalen. De datum bovenaan geeft de meest recente versie aan.